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为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。
第二条本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。
1.每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。
2.每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。
3.对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；
1)设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2)空间：柜架、桌椅、储物箱等。
4.依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”；
5.“不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或拍卖；
必要品的使用频率和常用程度基准表
低?过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃
?在过去的6个月中只使用过一次的物品
?一个月使用一次的物品集中存放（例如归档或存放在库房中）
?每小时都要使用的物品保存在办公桌或随身携带
1.办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2.抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：
?个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）
?文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）
3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；
4.电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；
5.卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；
6.垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；
8.外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。
1.办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；
3.电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
5.饮水机：放指定地点，不得随意移动；
6.报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；
1.档案管理依据《集团档案管理制度》执行
2.将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；
3.硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
4.储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。
1.做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；
2.办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；
3.为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不要超过一定数量，经理、处长不得超过100封，部长不得超过50封，员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。
公司新办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等
个人区域桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落每天5分钟清扫每天下班后5分钟
办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班前15分钟
文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件
超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等
1.彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2.利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛
行政部每天两次例行巡查（早晨、中午）
每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查
5S推行委员会主任委员对公司不定期巡查
采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分，违反《公司日常管理规定》者扣10分。
行政部每天进行检查，对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，以此类推。
每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分，对连续两个月排名第一名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励；对连续两个月排名最后的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%。
年终将每位员工每月得分相加，得分最高者评为“5S先进个人”给予精神、物质奖励。
法律分析：生产管理中的5S即整理、整顿、清扫、清洁、素养，又被称为“五常法则”。规定示例如下：
1、地面，标准：地面不可掉物料、垃圾、纸屑等，在工作时间内需保持地面清洁。对车间死角区域要定期清洁（至少3天一次），如灭火器、货架下面。
2、设备保养，标准：每天下班后需对设备做保养工作，用毛巾将设备表面保养干净，手摸上去感觉不到明显的灰尘。对车间的空调、货架等至少要3天保养一次。
3、物料摆放，标准：物料在货架上需统一靠外摆放整齐，摆放限高2层，不同物料区分开来放置，不可混料，且有准确的物料标识，货架在不使用时，需将窗帘拉上。
法律依据：《中华人民共和国安全生产法》
第一条为了加强安全生产工作，防止和减少生产安全事故，保障人民群众生命和财产安全，促进经济社会持续健康发展，制定本法。
第二条在中华人民共和国领域内从事生产经营活动的单位（以下统称生产经营单位）的安全生产，适用本法；有关法律、行政法规对消防安全和道路交通安全、铁路交通安全、水上交通安全、民用航空安全以及核与辐射安全、特种设备安全另有规定的，适用其规定。
第三条安全生产工作应当以人为本，坚持安全发展，坚持安全第一、预防为主、综合治理的方针，强化和落实生产经营单位的主体责任，建立生产经营单位负责、职工参与、政府监管、行业自律和社会监督的机制。
第六十条负有安全生产监督管理职责的部门依照有关法律、法规的规定，对涉及安全生产的事项需要审查批准（包括批准、核准、许可、注册、认证、颁发证照等，下同）或者验收的，必须严格依照有关法律、法规和国家标准或者行业标准规定的安全生产条件和程序进行审查；不符合有关法律、法规和国家标准或者行业标准规定的安全生产条件的，不得批准或者验收通过。对未依法取得批准或者验收合格的单位擅自从事有关活动的，负责行政审批的部门发现或者接到举报后应当立即予以取缔，并依法予以处理。对已经依法取得批准的单位，负责行政审批的部门发现其不再具备安全生产条件的，应当撤销原批准。
现场5S管理的内容包括整理、整顿、清洁、清扫、素养五项内容。下面5S现场管理培训公司分别对其主要活动和标准要求做出分析。
整理流程的主要活动，必须包括以下三个方面：
1.根据已有的现场作业实践统计，对现场存放的物料进行分类，即分为现场作业现用物料和暂时不用物料。
2.建立现场作业所需物料的需求上限标准，对现场物料数量进行管理。
3.把暂时不需要的物料和超越上限标准的物料清除现场。
整理流程的标准要求，其内容主要有以下四个方面：
1.除了安全设施之外，对于未来一定时间内，比如一个月内，用不着的物料必须清理出现场。
2.对作业需用物料必须设定限量，并与配送部门协调。比如一般情况下，只在现场储放最长不超过三日的原材料。
3.对现场存放的不同物料，通过整理分类后必须做出明确的标识，以方便识别。
4.必须有定期的检查监督制度，超越标准的要限时改正，并将其情况记入其责任人的绩效考核项之中。
整顿流程的主要活动，必须包括以下三个方面：
1.对现场必需的物料，设定专门的陈放位置。
2.对专门陈放位置中的物料种类、质量、数量进行标识。
3.设定在产品的存放搬运标准，以避免在产品与原材料和备件混杂。
整顿流程的标准要求，其内容主要有以下四个方面：
1.每一件物料不仅必须有固定的存放地点，而且还必须能方便现场操作的取、还。
2.必须避免物料的存放与加工操作之间发生过多的转换。
3.物料的存放位置与加工实施地点之间的距离，必须根据现场实际尽可能最小化。
4.必须保证不同类物料的存放标识醒目、明确，以避免发生混淆。
清扫流程的主要活动，必须包括以下五个方面：
1.对操作现场的地面、墙面、机器设备的表面进行清扫和擦拭。
3.检查造成油渍污染的原因、源头，并予以处理，以防止油类等液体的渗漏。
4.检查相应设备外包装是否完好，清除事故隐患。
5.检查清扫是否干净，对不干净的地方重新清扫。
清扫流程的标准要求，其内容主要有以下三个方面：
1.作业现场不允许有灰尘、油污、污水。
2.对于在作业现场存放的必需物料，必须有相应保护装置，已损坏的要及时检查发现，并更换。
3.清扫状况除了自检之外，还要有上司主管的定期检查。
清洁流程的主要活动，必须包括以下两个方面：
1.对现场清扫的结果予以保持，对发生的污染及时清除。
2.保持所穿载的工作服、安全眼镜、手套和起子等小型工具的清洁，避免由此造成的工作环境污染。
清洁流程的标准要求，其内容主要有以下三个方面：
1.禁止在操作现场抽烟、吃带皮或核的食物等行为。
2.必须不定期地进行检查，及时发现清洁保持所存在的问题，及时纠正。
3.操作人员下班或者离岗的个人使用物料，必须存放到指定的位置，需要清洗的必须及时清洗。
素养管理流程的主要活动，必须包括以下三个方面：
1.根据各自岗位的实际，把整理、整顿、清扫、清洁的活动和要求编写成现场管理手册。
2.让现场操作人员熟读牢记整理、整顿、清扫、清洁的标准要求，并自我约束，全面遵守。
3.定期对照现场管理手册检查现场实践，使之把这些要求变成自己的行为习惯，并发展成为自己行为素养的一部分。
素养管理流程的标准要求，其内容主要有以下两个方面：
1.对整理、整顿、清扫、清洁和素养的要求，必须编写成书面标准要求。
2.必须定期不定期地对员工的掌握和遵守情况进行检查，以评估现场整理、整顿、清扫、清洁标准成为员工自身素养的程度。
